Onboarding - Objetivo

El principal objetivo del onboarding es asegurar que el equipo financiero pueda realizar correctamente las siguientes funciones:

Configuración inicial

Configurar el alta de la empresa, alta de los usuarios e integración con ERP.

Importación de datos

Importar e integrar los datos contables de tu negocio.

Estructura adaptada

Configurar la plataforma según la estructura de la empresa.

Dominio de módulos

Conocer las principales funcionalidades de los módulos de la plataforma.

Onboarding – Plan de Implementación

Fase 1

Alta de empresa, usuarios e integración con ERP

Objetivo: crear el alta de la empresa, dar acceso a los usuarios y conectar la plataforma con los sistemas ERP de la empresa.
Metodología: alta del usuario, alta de empresa y validación automática de la integración.

Creación de la cuenta de usuario: se debe introducir el nombre, email, teléfono móvil, login y password de acceso.
Alta de empresa: se deben introducir los datos básicos de la empresa (nombre y CIF)
Conexión con ERP: se debe seleccionar el nombre del ERP que se utiliza en tu empresa y preparar la integración vía API (sólo es necesario copiar la clave API generada por el ERP en el apartado correspondiente) o mediante la carga de un fichero diario / mayor (en formato CSV o excel). De esta manera la plataforma podrá validar el acceso a los datos contables y proceder a la integración.
Validación de la integración: En el caso de integractión vía API, la plataforma realiza una prueba de sincronización y a continuación inicia la integración, importación, validación, revisión de los datos contables y generación de la información financiera. Si se ha seleccionado la opción de carga de ficheros, la plataforma realiza la importación, validación, revisión de los datos contables y generación de la información financiera.

Fase 2

Asistente de configuración

Objetivo: Configurar los parámetros específicos de la empresa.
Metodología: Cuando se realiza el primer acceso a la plataforma, se activa el asistente que acompaña y guía el proceso de configuración.

En únicamente 4 pasos, el asistente solicita la información necesaria para la configuración de la empresa.
La configuración incluye los datos de la empresa (CNAE, modelo de negocio, tamaño de la empresa…), los datos financieros (formato de Cuentas Anuales, número de empleados…), la configuración fiscal (periodo liquidación IVA, tipos de IVA, régimen impuesto de sociedades…) y la configuración laboral (número de pagas, remuneración variable…)

Fase 3

Importación y validación de la contabilidad

Objetivo: Importar datos contables históricos de manera automática.
Metodología: integración vía API o mediante la carga de ficheros históricos (CSV o excel).

Integración de la contabilidad: Se recomienda antes de empezar a utilizar los módulos de la plataforma, importar la contabilidad histórica con la finalidad de poder realizar análisis financieros detallados incluyendo los períodos anteriores disponibles y poder enriquecer los diagnósticos. En el caso de realizar modificaciones en períodos anteriores, es necesario volver a sincronizar la contabilidad (via API) o actualizar la contabilidad (vía ficheros).
Validación de la contabilidad: La plataforma importa los datos contables históricos, valida la información, revisa la contabilidad y genera la información financiera.

Fase 4

Módulo de revisión contable

Objetivo: Asegurar la integridad y exactitud de los datos contables importados.
Metodología: La plataforma revisa automáticamente los asientos y movimientos contables identificando aspectos a corregir o revisar.

Cuando se finaliza el proceso de revisión automática, la plataforma presenta las incidencias detectadas.
Las incidencias se clasifican en correcciones, aspectos contables a revisar y recomendaciones para mejorar la gestión financiera.
La información de las incidencias detectadas se incluye en el dashboard de revisión contable y también se incluye a nivel de detalle en el apartado de gestión de incidencias.

Fase 5

Módulos de análisis financiero

Objetivo: Facilitar la exploración y análisis de la información financiera.
Metodología: El módulo de análisis financiero genera automáticamente el análisis de la empresa que incluye comentarios generados mediante IA.

El módulo de análisis financiero genera automáticamente un análisis de los estados financieros de la empresa (cuenta de resultados, balance de situación y cash flow) de manera mensual y acumulada en comparación con los estados financieros del ejercicio anterior o con el presupuesto.
Configuración de dashboards y KPIs financieros clave para cada uno de los estados financieros.
Análisis de ratios, márgenes, tendencias y variaciones.
Acceso al máximo detalle (a nivel de asiento contable) de cada una de las partidas de los estados financieros, cuando sea necesario.

Fase 6

Módulo de diagnóstico y benchmarking

Objetivo: Evaluar el diagnóstico financiero interno y compararlo con referencias externas.
Metodología: El módulo de diagnóstico financiero y benchmarking genera automáticamente el diagnóstico de la empresa y compara la empresa con su sector (CNAE).

El módulo de diagnóstico financiero genera automáticamente un análisis de los estados financieros y de los ratios de la empresa en relación a los períodos anteriores con la finalidad de analizar la evolución temporal.
Adicionalmente, el módulo de benchmarking permite analizar la situación de la empresa en relación a su sector considerando las empresas agrupadas en el mismo CNAE, incluyendo el promedio de las empresas del sector y también el promedio del top 25% de mejores empresas del sector.
Permite la identificación de áreas de mejora y riesgos financieros.

Fase 7

Módulo de reporting

Objetivo: Generar informes claros y automáticos para los inversores, administradores y dirección.
Metodología: El módulo de reporting genera automáticamente el reporting para inversores, accionistas y Consejo de Administración.

Creación de reportes estándar y personalizados.
Creación del reporting contable estandard para inversores (capital riesgo).

Fase 8

Módulo de planificación

Objetivo: Realizar planificación financiera, presupuestos y forecasts.
Metodología: El módulo de planificación genera automáticamente estimaciones y permite adaptar las hipótesis a las consideraciones de los usuarios.

Creación de presupuestos, forecast y proyecciones financieras.
Simulación de escenarios “what-if” para decisiones estratégicas.
Seguimiento de desviaciones entre plan y resultados reales.

Fase 9

Módulo de Corporate Finance

Objetivo: Gestionar operaciones financieras estratégicas de la empresa.
Metodología: El módulo de Corporate Finance genera automáticamente valoraciones de la empresa, información para la solicitud de ayudas públicas…

Evaluación de la valoración de la empresa.
Preparación de solicitudes de ayudas públicas.

Consejos generales para un onboarding exitoso

Usuarios

Objetivo Asegurar que los usuarios tengan la formación, permisos y soporte necesarios.

Formar a usuarios clave primero (power users) para que guíen al resto del equipo.
Asignar roles y permisos claros según funciones (finanzas, análisis, reporting…).
Promover la participación activa de usuarios en la ágil configuración inicial para favorecer una mayor adopción y un mejor conocimiento del producto.

Documentación de la configuración inicial y control de versiones contables

Objetivo Mantener el registro de la configuración inicial y registrar las versiones de los cierres contables.

Definir paso a paso la configuración inicial (parametrización establecida, importación de contabilidad, ajustes).
Registrar correctamente las correcciones y validaciones contables realizadas durante la fase de importación y revisión contable.
Documentar correctamente las versiones que se realizen de la contabilidad, tras la incorporación de las modificaciones derivadas de la revisión contable realizada por la plataforma.

Proceso de integración y validación

Objetivo Garantizar la integridad de los datos y procesos antes de su uso en decisiones.

Validar la importación de datos del ERP y verificar los estados financieros.
Aunque la plataforma integra automáticamente la contabilidad del ERP, se recomienda establecer un flujo de revisión contable antes de utilizar los módulos de análisis, reporting, planificación…

Análisis y adopción

Objetivo Asegurar que los usuarios comprendan el valor de la plataforma y lo utilicen de forma efectiva.

Analizar los KPIs clave y dashboards desde el inicio para motivar su uso frecuente.
Validar ejemplos de análisis financieros y diagnósticos.
Incentivar la colaboración entre los usuarios de la empresa para generar mejores prácticas y consistencia en los análisis.

Automatización de nuevas versiones y mantenimiento

Objetivo Maximizar la eficiencia y asegurar la continuidad operativa de la plataforma.

El proceso de actualización de la plataforma que permite introducir nuevas funcionalidades y mejorar las funcionalidades existentes se realiza automáticamente.
Cuando se implementa una actualización de la plataforma, se comunican las las nuevas funcionalidades que han sido implementadas.
Se recomienda establecer un plan de revisión periódico para garantizar que los datos y los modelos financieros estén siempre actualizados y con la información correcta.
También se recomienda revisar periódicamente la configuración inicial y actualizar los parámetros cuando sea necesario.